Powiat Szydłowiecki - Wydział Organizacji i Nadzoru

Pracą Wydziału kieruje Naczelnik lub inny pracownik Starostwa wyznaczony przez Starostę.

Wydział realizuje zadania: organizacyjne, administracyjne i gospodarcze, nadzorcze, promocyjne, oraz dotyczące spraw obywatelskich.

Do Wydziału należy prowadzenie spraw:

1. W zakresie organizacyjnym:

1. przygotowywanie projektów aktów wewnętrznych dotyczących realizowanych w Wydziale spraw,
2. prowadzenie archiwum zakładowego,
3. prowadzenie i rozwijanie cyfrowego archiwum powiatu szydłowieckiego (CAPS),
4. prowadzenie zbioru oświadczeń majątkowych pracowników Starostwa i powiatowych jednostek organizacyjnych, oraz spraw związanych z ich analizą,
5. prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej, prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej,
6. prowadzenie spraw z zakresu zamówień publikacji, prasy i prenumeraty wydawnictw,
7. zarządzanie gospodarką materiałową, w tym zaopatrzenie w materiały i wyposażenie, oraz prowadzenie ewidencji środków trwałych – wyposażenia Starostwa,
8. administrowanie i eksploatowanie budynków i nieruchomości stanowiących siedziby Starostwa,
9. przeprowadzanie remontów bieżących i adaptacji pomieszczeń w budynkach Starostwa,
10. rozliczanie kosztów użytkowania służbowych telefonów komórkowych,
11. zamieszczanie na tablicy informacyjnej Starostwa informacji przekazywanych od innych jednostek i instytucji oraz udzielanie informacji zwrotnych w tym zakresie,
12. bieżące wprowadzanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa w zakresie zadań realizowanych przez Wydział,
13. prowadzenie spraw związanych z serwisowaniem i naprawą sprzętu biurowego i pozostałego wyposażenia,
14. zapewnienie transportu służbowego,
15. zapewnienie porządku i czystości w budynkach Starostwa.

2. W zakresie nadzoru:

1. koordynowanie kontroli wewnętrznej Starostwa,
2. prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie i kontrolowanie  prawidłowego ich rozpatrywania,
3. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, zbiorczej ewidencji materiałów z kontroli oraz wniosków i zaleceń pokontrolnych,
4. koordynowanie wdrażania zaleceń pokontrolnych oraz przygotowywanie odpowiedzi zbiorczych w tym zakresie organom kontroli,
5. kontrolowanie prawidłowości wykonywania przez pracowników Starostwa czynności kancelaryjnych, w tym z zakresu:

• stosowania przepisów „Instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt”,
• prowadzenia spraw w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją,

6. prowadzenie spraw związanych z kontrolą zarządczą w Starostwie i jednostkach organizacyjnych Powiatu.

3. W zakresie spraw obywatelskich:

1. prowadzenie obsługi organizacyjnej wyborów oraz referendów na terenie Powiatu,
2. prowadzenie spraw związanych z udzielaniem nieodpłatnych porad prawnych dla osób uprawnionych,
3. wydawanie decyzji w sprawie przekazywania zwłok publicznej uczelni medycznej lub publicznej uczelni prowadzącej działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych do celów naukowych,
4. wydawanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa w porozumieniu z właściwym inspektorem sanitarnym.

4. W zakresie działań promocyjnych

1. prowadzenie kalendarza imprez, uroczystości i świąt powiatowych,
2. współpraca i zlecanie podmiotom zewnętrznym produkcji multimediów, w tym grafik, filmów, opracowań i analiz wykorzystywanych do realizacji projektów informacyjnych, społecznych, promocyjnych i wydawnictw,
3. koordynowanie prac nad wydawnictwami powiatu,
4. opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjno-informacyjnych o powiecie,
5. współpraca i wspieranie organizacji społecznych organizujących przedsięwzięcia o charakterze powiatowym,
6. organizowanie i współorganizowanie oraz współpraca przy organizowaniu przedsięwzięć i imprez promujących powiat, w tym imprez integracyjnych i kulturalnych,
7. udział w  kampaniach informacyjnych o powiecie szydłowieckim,
8. współpraca z gminami oraz instytucjami kultury przy organizowaniu imprez o zasięgu powiatowym oraz nadzorowanie ich organizacji,
9. współpraca ze stowarzyszeniami i związkami, których członkiem jest Powiat Szydłowiecki,
10. współpraca z komórkami organizacyjnymi Starostwa w zakresie prowadzenia strony internetowej Powiatu i Starostwa,
11. współdziałanie z innymi podmiotami przy organizowaniu świąt, uroczystości oraz imprez artystycznych,
12. prowadzenie rejestru wniosków oraz spraw dotyczących udziału Powiatu lub objęcia patronatem Starosty przedsięwzięć  organizowanych przez podmioty zewnętrzne,
13. bieżące prowadzenie bazy adresatów korespondencji okolicznościowej,
14. zamawianie i rozliczanie zamówień na materiały i gadżety promocyjne,
15. prowadzenie spraw związanych z udostępnieniem herbu i flagi powiatu,
16. aktualizowanie strony internetowej Powiatu w zakresie realizowanych zadań promocyjnych przy ścisłej współpracy z Biurem PR.

5. W zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi

1. opracowywanie rocznego programu współpracy Powiatu Szydłowieckiego z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, oraz sporządzanie sprawozdań ustawowych z jego realizacji,
2. przeprowadzanie określonych prawem konsultacji społecznych w zakresie realizowanych przez Wydział spraw,
3. rejestrowanie stowarzyszeń zwykłych i prowadzenie ich ewidencji,
4. prowadzenie rejestru stowarzyszeń i fundacji zarejestrowanych w KRS, działających na terenie Powiatu,
5. prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych oraz stowarzyszeń kultury fizycznej nieprowadzących działalności gospodarczej,
6. sprawowanie ustawowego nadzoru nad działalnością stowarzyszeń i fundacji z terenu Powiatu, w tym, sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń sportowych oraz związków sportowych,
7. współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, w zakresie zadań priorytetowych określonych w rocznym programie współpracy powiatu szydłowieckiego z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, w tym prowadzenie spraw związanych w otwartymi konkursami ofert na realizację zadań zleconych organizacjom pozarządowym przez Powiat, w szczególności z zakresu kultury, sztuki, upowszechniania sportu i kultury fizycznej oraz zawieranie porozumień o współorganizacji/partnerstwie zadań wspólnych z zakresu promocji kultury, sztuki, edukacji, integracji i sportu.
8. rozliczanie dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym.

6. Publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa informacji określonych przepisami prawa, w zakresie zadań realizowanych przez Wydział oraz posiadanych uprawnień.